Die Koordinierungsgruppe der Geschäftsführer (KOG)

Seit Januar 2009 haben die sieben Zentren für Psychiatrie (ZfP) in Baden-Württemberg den im Gesetz zur Errichtung der Zentren für Psychiatrie (EZPsychG) festgelegten Auftrag, sich in medizinischen und ökonomischen Bereichen fortlaufend zu koordinieren, d.h. zentrumsübergreifend stärker zusammenzuarbeiten. Im Vordergrund stehen dabei eine Optimierung des gemeinschaftlichen Handelns und die Weiterentwicklung der psychiatrischen Versorgung zum Wohle der Patienten.

Zur Umsetzung dieses gesetzlichen Auftrags haben die sieben ZfP im Juni 2009 eine Vereinbarung über die zentrumsübergreifende Koordinierung abgeschlossen, welche die Organisation und Arbeitsweise der Koordinierungsgruppe der Geschäftsführer (KOG) sowie die wichtigsten Gegenstände der Koordinierung in der ZfP-Gruppe regelt. Im Sinne von „Best Practice“ lernen und profitieren so alle ZfP voneinander und erschließen im Interesse unserer Patienten und Mitarbeiter Synergiepotenziale unter Wahrung ihrer Eigenständigkeit.

Zusammensetzung der KOG

In der KOG treffen sich die Geschäftsführer und die sie unterstützende Geschäftsstelle (Herr Kischlat/ZfP Winnenden, Herr Schröder/ZfP Calw) zu regelmäßigen Besprechungen, zu denen auch das Ministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familie, Frauen und Senioren (Sozialministerium) und bei Bedarf Fachleute der ZfP als Gäste geladen werden. Probleme und Themen, die alle Zentren gleichermaßen betreffen, werden gemeinsam erörtert und nach bestmöglichen Lösungen gesucht, was im Ergebnis zu einer Arbeitserleichterung und Zeitersparnis für alle führt. Fachkompetenz und Erfahrung der Experten aus allen ZfP werden auf diese Weise zusammengeführt.

Arbeitsweise der KOG

Die KOG berät gemeinsame Themen und setzt projektbezogen zentrenübergreifende Arbeitsgruppen ein, für deren Organisation und Arbeitsweise erst kürzlich ergänzende Regelungen getroffen wurden. In diese Arbeitsgruppen bringen die Experten der sieben ZfP sowie die Geschäftsstelle ihr Fachwissen zu einzelnen Themenfeldern ein und erarbeiten zukunftsweisende Lösungen. Die Ergebnisse werden von den Geschäftsführern bewertet und ggf. beschlossen. Bei besonderer Bedeutung der Themen ist zudem eine Beratung und Beschlussfassung in den jeweiligen Aufsichtsräten der ZfP erforderlich. Deren Sitzungen werden von der Geschäftsstelle durch Vor- und Nachbereitung unterstützt.

Die Mitglieder der Arbeitsgruppen werden aus einzelnen ZfP von den Geschäftsführern entsandt. Jede Arbeitsgruppe hat eine(n) Sprecher(in), über den/die die Geschäftsführer gemeinsam beschließen. Jeweils ein Geschäftsführer fungiert als Ansprechpartner einer Arbeitsgruppe.

Aktuelle Arbeitsgruppen der KOG

Gegenwärtig sind folgende acht Arbeitsgruppen etabliert:

  • Controlling und Benchmarking
  • Pflegesatz und Neues Entgeltsystem
  • Marketing
  • Forensik
  • Qualität
  • Personal
  • Strategieplanung
  • Risikomanagement

Abgeschlossene Projekte

In dem nun seit nahezu fünf Jahren bestehenden Koordinierungsauftrag wurden - neben vielen weiteren Themen - folgende herausragende Projekte abgeschlossen und umgesetzt:

  • Erstellung einer Mustersatzung zur Umsetzung der EZPsychG-Novelle
  • Gemeinsame, gruppenbezogene Namensführung und gemeinsames Logo
  • Einführung eines Risikomanagementsystems
  • Erarbeitung einer gemeinsamen Richtlinie für Geld- und Finanzanlagen
  • Entwicklung der Grundsätze der Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeiten der unmittelbar dem Geschäftsführer unterstellten Führungspositionen
  • Herausgabe eines gemeinsamen Geschäftsberichtes und Faltblattes
  • Erstellung einer gemeinsamen Strategischen Planung für die ZfP-Gruppe
  • Entwicklung eines gemeinsamen Rahmenleitbildes
  • Einführung einheitlicher Qualitätsindikatoren zur Verbesserung der Vergleichbarkeit des Qualitätsmanagements in den ZfP
  • Aufbau eines Benchmarkings und einheitlicher Kennzahlensysteme
  • gem. wissenschaftliches Projekt zur Psychiatriehistorienforschung und zur Gewaltprävention bei Patienten mit Psychosen in der Allgemeinpsychiatrie

Ständige Koordinierungsaufgaben

Darüber hinaus besteht eine dauerhafte Koordinierung bezüglich folgender Themen:

  • Abstimmung der Pflegesatzverhandlungen
  • Abstimmung der Investitionsförderung
  • Gemeinsame Vorbereitung der Budgetgespräche zur Finanzierung des MRV
  • Begleitung der Einführung des neuen pauschalierenden Entgeltsystems für die Psychiatrie gemäß Psych-Entgeltgesetz
  • Abstimmung der Tarifpolitik im AVdöD
  • Abstimmung in krankenhausplanerischen Vorhaben
  • Prozessoptimierung und Qualitätssicherung im Maßregelvollzug
  • Ausschreibung und Auswahl eines gemeinsamen Wirtschaftsprüfers
  • Abstimmung in Aufsichtsratsangelegenheiten, Unterstützung der Aufsichtsräte (Musterberatungsvorlagen, Protokollführung)
  • Aktualisierung der gemeinsamen ZfP-Homepage

5 Jahre Koordinierungsauftrag – Bilanz und Aufbruch

Eines der wichtigsten Projekte war die Erarbeitung einer für die Zukunft angelegten gemeinsamen strategischen Planung der ZfP-Gruppe. Sie wurde nach über zweijähriger Arbeitsgruppenarbeit im Jahre 2012 fertiggestellt. Es ging darum, die Marktlage in Baden-Württemberg zu analysieren, die gesellschaftlichen und politischen Rahmenbedingungen aufzuzeigen, den Unternehmenszweck (Mission) und die Unternehmensziele (Vision) der ZfP zu definieren und die Leistungsangebote der Geschäftsbereiche und Geschäftsfelder fachspezifisch weiterzuentwickeln.

Da Stillstand bekanntlich Rückschritt bedeutet, macht sich die Arbeitsgruppe nun daran diese Planung in Form eines Projektcontrollings zu evaluieren sowie die gesamte Planung zu überarbeiten und den sich abzeichnenden Gesetzesänderungen und Rahmenbedingungen anzupassen. Ziel ist die grundlegend überarbeitete Strategieplanung bereits im Jahre 2015 vorlegen zu können.

Derzeit befinden sich außerdem die Einführung und Umsetzung des Public Corporate Governance Kodex – das sind vom Land Baden-Württemberg erarbeitete Standards für gute und verantwortungsvolle Unternehmensführung –, gemeinsame Maßnahmen zur Personalgewinnung und -entwicklung sowie die Vereinheitlichung der Internetauftritte der ZfP im Fokus der der gemeinsamen Koordinierung.



Insgesamt ist festzustellen, dass sich die zentrumsübergreifende Koordinierung sehr gut bewährt und zu den gewünschten Synergieeffekten geführt hat. Nach Möglichkeit sollte die Koordinierung daher auf weitere geeignete Themen ausgeweitet werden und deshalb verstärkt Eingang in das Denken sämtlicher Mitarbeiter/innen finden, um neue Impulse für gemeinsam zu erörternde und zu erledigende Sachthemen zu erhalten.